Datenschutzerklärung

Diese Angaben gelten für die privaten Anwendungen und Automationen unter der Bezeichnung Nexus, einschließlich der Dokumentenverwaltung Paperless („Paperless Privat“) und des vorbereiteten Finanzabgleichs Nexus Finance. Betreiber und Kontakt: Marcus, m.langner88@gmail.com.

Öffentliche Informationsseiten

Diese Seiten verwenden keine Analysewerkzeuge, Werbetracker, externen Schriftarten oder Formulare. Bei einem Abruf werden technische Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufene Adresse zur Auslieferung und Absicherung der Website verarbeitet. Die eigentlichen Anwendungen sind privat zugänglich.

Zwecke und Datenarten

Die Dokumentenverwaltung dient dem Import, der Texterkennung, Suche, Einordnung und Archivierung eigener Unterlagen. Verarbeitet werden insbesondere Dokumentdateien, E-Mail-Metadaten und daraus gewonnene Texte, Titel, Absender, Dokumenttypen und Schlagwörter.

Der Finanzabgleich wird derzeit vorbereitet. Nach seiner Aktivierung sollen Bestell- und Zahlungsnachrichten, Transaktionsdaten, Beträge, Zeitangaben und Referenzen ausgewertet werden, um vorhandene Buchungen zuzuordnen und die private Budgetverwaltung zu unterstützen. Verarbeitungszustände und technische Referenzen sollen wiederholte oder unvollständige Verarbeitung erkennbar machen.

Verbindung mit Google-Konten

Der Zugriff erfolgt nach ausdrücklicher Zustimmung des Kontoinhabers über Google OAuth. Die Freigaben und Zugangsdaten werden je Anwendung und Konto getrennt verwaltet.

Dokumentenverwaltung: Paperless verwendet Gmail über IMAP mit dem Umfang https://mail.google.com/. Dieser Umfang ist technisch weiter gefasst als die eingerichtete Nutzung. Die Regeln rufen E-Mails und geeignete PDF-Anhänge ab und kennzeichnen verarbeitete Nachrichten. Sie löschen und versenden keine E-Mails.

Finanzabgleich: Nexus Finance fordert https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly an. Diese Berechtigung ermöglicht technisch das Lesen im gesamten freigegebenen Postfach; die Anwendung soll nur die vorgesehenen Bestell- und Zahlungsquellen verarbeiten. Der Umfang erlaubt keine Änderungen an Nachrichten und keinen Mailversand. Für den Finanzabgleich ist keine KI-Auswertung von Gmail-Nachrichten vorgesehen.

Speicherung und beteiligte Dienste

Die Anwendungen und ihre Daten werden auf einem privaten Server bei Hetzner betrieben. Sicherungen werden vor der Übertragung auf eine separate Hetzner Storage Box mit Restic verschlüsselt. Die für den fortlaufenden Zugriff notwendigen OAuth-Zugangsdaten werden auf dem Server mit beschränktem Dateizugriff gespeichert.

Soweit die KI-Unterstützung der Dokumentenverwaltung eingerichtet ist, können Textauszüge und bei bildgestützter Verarbeitung Dokumentseiten an die OpenAI-API übermittelt werden. Das dient der gewünschten Dokumentenauswertung und Zuordnung. Die Anwendung fordert keine dauerhafte Speicherung der Responses an (store=false); dies schließt eine anbieterseitige Sicherheitsprotokollierung nicht aus. OAuth- und Backup-Zugangsdaten werden nicht zur Klassifizierung an OpenAI gesendet.

Bei Aktivierung des Finanzabgleichs werden zur Budgetpflege erforderliche Buchungsdaten, Zuordnungen und ausgewählte Referenzen mit YNAB verarbeitet. Vollständige Postfächer und OAuth-Zugangsdaten werden dafür nicht an YNAB übertragen. Derzeit ist keine produktive Finanzautomation aktiviert.

Zweckbindung

Daten werden für die beschriebenen privaten Verwaltungsaufgaben verwendet. Sie werden nicht verkauft und nicht für Werbung eingesetzt. Die Nutzung und Weitergabe von über Google erhaltenen Informationen richtet sich nach der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen.

Aufbewahrung und Löschung

Importierte Dokumente werden zur Langzeitarchivierung bis zur vom Betreiber veranlassten Löschung aufbewahrt. Eine Löschung aus einer Anwendung entfernt nicht automatisch frühere Sicherungen, Exporte oder beim Quellanbieter gespeicherte Daten. Für die bestehenden Sicherungen ist derzeit keine automatische Löschung eingerichtet. Die Aufbewahrung künftig gespeicherter Finanzdaten und Verarbeitungsnachweise wird vor Aktivierung des Finanzabgleichs festgelegt und hier ergänzt.

Kontrolle und Widerruf

Der Kontoinhaber kann eine Google-Freigabe jederzeit in seinem Google-Konto widerrufen und die Verbindung in der jeweiligen Anwendung entfernen. Dadurch endet der zukünftige Zugriff; bereits übernommene Daten und Sicherungen werden nicht automatisch gelöscht. Anfragen zu Auskunft, Berichtigung oder Löschung können an die oben genannte Kontaktadresse gerichtet werden.